FactoryTalkThai ศูนย์รวมข่าว Industrial Technology ออนไลน์ในประเทศไทย
เพื่อให้ก้าวทันกับความต้องการทางธุรกิจที่เปลี่ยนไปตามตลาดที่พัฒนาอย่างต่อเนื่อง องค์กรมีความจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมั่นใจได้ว่ามีเทคโนโลยีที่เหมาะสมพร้อมใช้งาน อย่างไรก็ตาม ด้วยการปรับปรุงและการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วของเทคโนโลยี ได้ส่งผลกระทบตามมา นั่นคือ ความล้าสมัยของเทคโนโลยีบางอย่างที่ทำให้ยากต่อการรักษาสภาพแวดล้อมด้านไอทีให้คงเดิมเอาไว้ ถึงแม้ว่าองค์กรจะมีการจัดสรรงบประมาณด้านไอทีจำนวนมากเพื่อจัดการกับการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ แต่การดำเนินการภายหลังจากโครงการเสร็จสิ้น และการตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบนั้นถูกนำไปใช้อย่างมีประสิทธิผล ซึ่งประเด็นเหล่านี้ คือ ความท้าทายที่รออยู่
เพื่อช่วยให้ผู้นำด้านไอทีมั่นใจได้ว่า ระบบและเทคโนโลยีที่เพิ่งติดตั้งไปนั้น ถูกนำไปใช้งานอย่างถูกต้องตรงกับผู้รับตามที่ตั้งใจไว้ Info-Tech Research Group ซึ่งเป็นบริษัทวิจัยและที่ปรึกษาด้านไอทีระดับโลก ได้ออกเผยแพร่ชุดคำแนะนำล่าสุด “Drive Technology Adoption”
งานวิจัยนี้ได้อธิบายถึงปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้นเมื่อเทคโนโลยีใหม่ๆ ถูกนำมาใช้โดยไม่เกิดประสิทธิผล รวมทั้งเทคโนโลยีที่เอามาแล้วแต่ไม่ได้ใช้หรือใช้เพียงบางส่วน ระบบที่ซ้ำซ้อนกัน ประโยชน์ที่แท้จริงยังไม่เกิดขึ้น และโครงการเทคโนโลยีที่ขาดความสมบูรณ์
“ภูมิทัศน์ทางเทคโนโลยีที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว เป็นสิ่งที่เอื้อต่อผู้ที่เต็มใจยอมรับการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ” กล่าวโดย Troy Cheeseman หัวหน้าฝ่ายปฏิบัติการที่ปรึกษาของ Info-Tech Research Group
“ในช่วงที่ผ่านมา ผู้ที่นำเทคโนโลยีมาใช้ในที่ทำงานด้วยความล่าช้า มักเผชิญกับแรงกดดัน เนื่องจากพวกเขาไม่สามารถทำงานได้ตามต้องการหากไม่มีเครื่องมือใหม่ๆ การเกิดโรคระบาดทำให้ผู้คนยังลังเลใจที่จะใช้เครื่องมือดิจิทัลและทำงานร่วมกันทางออนไลน์ แม้ว่าอนาคตจะยังไม่มีอะไรแน่นอน แต่ก็ชัดเจนว่า ผู้คนนั้นสามารถเปลี่ยนแปลงได้หากมีแรงจูงใจที่เหมาะสม”
การวิจัยของ Info-Tech ได้ข้อสรุปว่า การส่งเสริมความคิดเชิงกลุ่มจะเป็นประโยชน์อย่างไรต่อการส่งเสริมการนำเทคโนโลยีใหม่มาใช้กับคนส่วนใหญ่ การเข้าร่วมกับบุคคลที่มีความเชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีที่สามารถเป็นผู้นำได้ตั้งแต่เนิ่นๆ มีความสำคัญต่อการสร้างโมเมนตัม การได้รู้จักและเกี่ยวข้องกับทรัพยากรที่มีความสำคัญเหล่านี้ตั้งแต่เริ่มต้นกระบวนการ จะสามารถช่วยให้การเปลี่ยนแปลงนั้นประสบความสำเร็จได้อย่างมีนัยสำคัญ
นอกจากนี้ การสื่อสารด้วยความโปร่งใสคือสิ่งสำคัญไปตลอดกระบวนการนำมาใช้ การให้พนักงานมีส่วนร่วมในกิจกรรมการพิสูจน์แนวคิด (proof-of-concept) เช่น การใช้เทคนิคการฝึกอบรมแบบ train-the-trainer และการใช้ประโยชน์จากผู้สนับสนุนภายในองค์กร จะเป็นจุดเริ่มส่งแรงผลักดันไปสู่การนำเทคโนโลยีมาใช้ แม้ว่ากิจกรรมเชิงกลุ่มจะเกี่ยวข้องกับผู้ใช้จำนวนมาก แต่สิ่งที่ต้องเตือนกันก็คือ ผู้นำควรตระหนักว่า ผู้ที่ล้าหลังยังอาจต้องได้รับการเอาใจใส่เป็นพิเศษ
Info-Tech ย้ำว่า กุญแจสำคัญในการส่งเสริมการนำเทคโนโลยีมาใช้อยู่ที่การระบุและกำหนดได้ว่าสิ่งใดเป็นอุปสรรค ซึ่งจำเป็นต้องทำความเข้าใจถึงทัศนคติของผู้ใช้หลากหลายแบบ และทบทวนเทคนิคที่นำมาใช้ว่ามีความเหมาะสมในแต่ละด้าน อีกทั้งยังแนะนำอีกว่า วิธีการ “ตามผู้นำ” ซึ่งเป็นพวกที่ชื่นชอบเทคโนโลยีและเป็นผู้ชนะ… ให้เขานำไป
จากการวิจัยใหม่ได้สรุปเป็นแนวทางการผลักดันการนำเทคโนโลยีมาใช้ 5 ขั้นตอน สำหรับองค์กรนำไปพิจารณาดังนี้
- จัดหมวดหมู่ผู้ใช้ – ทำความเข้าใจให้ชัดเจนเกี่ยวกับผู้ใช้ประเภทต่างๆ
- ระบุเทคนิคที่นำมาใช้ – ทำความเข้าใจกับเครื่องมือและเทคนิคต่างๆ ที่มีอยู่
- จับคู่เทคนิคให้ตรงกับหมวดหมู่ – กำหนดเทคนิคที่เหมาะสมที่สุดสำหรับฐานผู้ใช้
- ตามผู้นำ – ตระหนักถึงทักษะต่างๆ ของบุคคลที่มีอยู่ และใช้ให้เกิดประโยชน์
- ทบทวนอีก ฝึกใหม่ ยับยั้ง – ป้องกันการย้อนกลับไปใช้วิธีหรือระบบเก่า
เมื่อต้องวางแผนโครงการด้านไอที สิ่งที่ควรพิจารณาเป็นสำคัญ ไม่ว่าผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายจะผ่านการยอมรับด้วยความเต็มใจจากผู้ที่จะใช้หรือไม่ก็ตาม นั่นคือ ปัจจัยเสี่ยงในการพิจารณานำเทคโนโลยีมาใช้ ซึ่งการทดสอบการยอมรับของผู้ใช้ (User Acceptance Testing; UAT) เพียงอย่างเดียว ยังไม่พอที่จะทำให้มั่นใจถึงการยอมรับของผู้ใช้ได้
ที่มา: Info-Tech Research Group
